O receio de que as obrigações não sejam realizadas da maneira correta e os objetivos não sejam alcançados faz com que muitos gestores, empreendedores e executivos centralizem as atividades.

Isso acaba causando problemas a organização, pois na falta desse profissional a empresa não sabe como agir ou resolver determinadas situações.

Outro problema está diretamente relacionado com o nível de estresse daquele que centraliza as atividades, causando problemas de saúde física e psíquica em função da carga de responsabilidade assumida.

Nesse post vamos apresentar como delegar tarefas corretamente. Continue lendo e saiba mais sobre esse importante assunto!

Qual a importância de saber delegar tarefas?

Delegar e gerir tarefas é importante para a sustentabilidade da empresa, pois promove:

• preparação para o futuro,
• enfrentamento dos momentos difíceis,
• manutenção da operação,
• crescimento do negócio,
• estabilidade e metodologias para tomada de decisão e ações.

O líder não pode fazer tudo sozinho e precisa dividir com sua equipe os serviços a serem realizados, possibilitando que a empresa possa operar independente de sua presença.

A partir de regras e métodos bem definidos e o envolvimento da equipe na operação as decisões passam a ser tomadas com tranquilidade e baseadas nos princípios e objetivos corporativos.

Como delegar tarefas corretamente?

Como podemos observar, delegar é fundamental para o sucesso de qualquer operação e valorização de todos os envolvidos nos trabalhos diários, no entanto, essa ação precisa ser tomada considerando alguns pontos fundamentais, como:

Conheça sua equipe

Conhecer detalhadamente sua equipe é o primeiro passo a ser tomado para o êxito dos trabalhos. 

O currículo não é suficiente para identificar quem realiza ou não as tarefas com qualidade, produtividade e no tempo desejado.

Portanto, é muito importante saber colocar as pessoas certas para cada atividade, monitorando e avaliando se desenvolvem suas obrigações atendendo as necessidades do negócio.

Não há outra maneira para descobrir os pontos fortes e fracos da sua equipe que não seja delegando atividade, oportunizando o trabalho e avaliando os resultados.

Oficialize a delegação

A partir do momento em que você passa responsabilidades para os membros de sua equipe é importante que a informação seja oficializada e comunicada aos demais. 

O efeito dessa atitude gera compromisso por parte de quem a recebe.

Essa informação precisa ser conhecida por todos os envolvidos, gerando crédito para aquele que irá realizar as atividades e passa a ser o responsável em cumpri-las adequadamente.

Nesta etapa podem ser utilizados aplicativos envolvendo todas as pessoas ligadas às atividades ou quadros físicos usados para comunicações e avisos.

Determine bem as tarefas e os prazos

Para se ter sucesso no processo de delegar tarefas corretamente é importante que a pessoa que está recebendo a incumbência por alguma atividade saiba exatamente o que deve ser feito, os prazos para a realização e o que se espera como resultados.

É preciso ensinar, explicar e informar detalhadamente os objetivos e as expectativas da empresa.

Não há como alguém desenvolver uma atividade com qualidade sem saber o que precisa ser feito, por isso, todo material de apoio é importante para facilitar a vida daquele que assumirá a responsabilidade pela execução do trabalho.

Com relação ao prazo é importante negociar e estabelecer datas, para que as expectativas fiquem claras e sirvam como parâmetro para a avaliação de desempenho, levando sempre em conta a determinação de um período plausível para a conclusão dos trabalhos.

Fique disponível para dúvidas e auxilie os colaboradores

Outro ponto importante é estar à disposição das pessoas que recebem a incumbência na realização dos trabalhos, para eventuais dúvidas, esclarecimentos e apoio, especialmente nas primeiras vezes em que as atividades serão desenvolvidas.

Para que os compromissos sejam realizados dentro das expectativas do líder é preciso que o acompanhamento nos primeiros tempos sejam efetivos.

Mostrar como e porque as funções devem ser realizadas de determinada maneira ajuda e facilita o entendimento e o alcance dos objetivos traçados.

Portanto, esteja à disposição até que os profissionais estejam prontos para assumirem os serviços de forma contínua e independente.

O desenvolvimento de materiais escritos apresentando o que, como e quando fazer, refletirá positivamente no alcance das metas.

O resultado na delegação de atividades é que todos ganham com essa possibilidade, onde o líder passa a dispor de mais tempo para empreender, criar e inovar e as oportunidades são apresentadas aos colaboradores para demonstrarem suas capacidades.

Pense nisso e boa semana!

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Para garantir a empregabilidade, os profissionais do futuro devem combinar familiaridade com as inovações tecnológicas, habilidades comportamentais e capacidade analítica.

Isso porque a transformação digital e os avanços da tecnologia em todas as áreas e indústrias têm aumentado a competitividade das empresas, a disputa por vagas de trabalho e a exigência do aprendizado contínuo.

De acordo, com levantamento da Robert Half, a tendência é de que, até 2022, as habilidades mais demandadas na contratação de profissionais sejam: visão de negócio (opinião de 51% dos líderes), pensamento estratégico (48%), liderança (48%) e capacidade de adaptação (42%).

“Em função desta disputa, é fundamental que os profissionais cuidem não apenas da capacitação técnica, mas também desenvolvam as habilidades comportamentais, participando proativamente de grupos de trabalho, buscando agregar mais valor para a função que executam, para a área, negócios e para a empresa como um todo”, aponta Fernando Mantovani, diretor geral da Robert Half.

10 HABILIDADES EM ALTA

1) Boa comunicação

O que é: a habilidade de se comunicar bem é a chave para profissionais trabalharem de forma integrada ao negócio.

É essencial que eles possam traduzir questões técnicas de suas áreas para diferentes públicos, desde o corpo operacional até o CEO da empresa, além do público externo.

Comunicação eficiente também é uma das bases para ser um bom gestor. 

2) Bom relacionamento interpessoal

O que é: essa é uma habilidade essencial, já que o profissional precisa transitar por várias áreas.

Para que haja uma interação entre os departamentos, os colaboradores de diferentes setores precisam se relacionar bem.

Equipes sintonizadas nos objetivos organizacionais se relacionam harmoniosamente para atingir bons resultados nas suas áreas e na companhia, como um todo.

3) Dinamismo

O que é: colaboradores dinâmicos têm a capacidade de raciocínio rápido e conseguem fazer mais tarefas de forma mais rápida e ágil do que os demais.

Isso potencializa sua produtividade e os seus resultados.

Esta capacidade de administrar várias demandas simultaneamente é um grande diferencial competitivo, ainda mais numa era onde tudo acontece de forma veloz e as empresas precisam conquistar maior eficiência operacional e aprender a fazer mais com menos.

4) Domínio do idioma inglês

O que é: parece um assunto repetitivo, mas a maioria dos profissionais ainda não dominam uma segunda língua.

Falar inglês é essencial, pois as empresas estão cada vez mais conectadas globalmente e o profissional que souber falar ou entender outro idioma, além de expandir seu conhecimento, poderá melhorar seu cargo ou salário.

5) Flexibilidade

O que é: bons profissionais sabem que as circunstâncias mudam rapidamente e é preciso ter capacidade para se adaptar na mesma velocidade.

É importante não ter medo de mudar de rumo e também aprender como tirar vantagem de uma situação que parece perdida.

6) Hands on (mão na massa)

O que é: esse é o profissional que bota a mão na massa, faz junto e se aprofunda nas atividades.

Sua mente é aberta para absorver novos conhecimentos.

Ser produtivo e participar da execução dos trabalhos é a melhor forma para potencializar suas entregas para benefício de toda a equipe.

7) Orientado a resultados

O que é: é a capacidade que um profissional tem para focar na concretização dos objetivos da empresa e, assim, garantir que os resultados sejam alcançados conforme o esperado.

Também possibilita impulsionar o crescimento de outros profissionais da equipe, pois o conhecimento partilhado contribui com os resultados a serem alcançados pela toda a organização.

8) Perfil multidisciplinar

O que é: é um profissional híbrido que aplica conhecimentos de outras áreas no setor em que é especialista, mesmo que não seja necessariamente sua formação.

Ele tem uma visão sistêmica do negócio e busca conhecimento por conta própria, em cursos livres, especializações, palestras e workshops, por exemplo.

9) Senso de dono

O que é: hoje as empresas buscam profissionais que abracem os projetos com responsabilidade e a motivação de um empreendedor.

É preciso ter postura ativa para apresentar soluções que possam viabilizar ou facilitar o exercício da atividade e, principalmente, expandir os negócios junto com a empresa.

10) Visão de negócio

O que é: ter uma consciência clara da direção para onde a empresa está indo é essencial para ser bem-sucedido.

A visão clara do futuro vem junto com a habilidade de tomar as medidas necessárias para chegar lá.

É necessário ver além do negócio, mas esse é um exercício complexo e envolvente.

Esses profissionais combinam uma forte determinação com o desejo de crescer.

Pense nisso e boa semana!

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Descubra o que é Daily Scrum e porque ela tem um papel fundamental no decorrer de um projeto de acordo com as diretrizes do framework Scrum.

Em projetos dinâmicos, em que mudanças acontecem constantemente e o trabalho é feito em pequenos pacotes, é essencial que haja um acompanhamento constante das atividades realizadas.

É aí que entra a Daily Scrum, essencial para o funcionamento do modelo de gestão ágil baseado no framework Scrum.

O que é Daily Scrum?

A cada dia do Sprint a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum. Ela tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia.

Considere como uma reunião rápida, com duração máxima de 15 minutos, realizada no início de cada dia de desenvolvimento do Sprint.

Essa reunião diária visa repassar as atividades do dia anterior e planejar o dia de trabalho que se inicia.

É importante que ela seja realizada no mesmo local e na mesma hora, para que se torne natural e o time se acostume.

Falando em time, é o Time de Desenvolvimento que conduz a reunião, e sua presença é obrigatória.

O coração do Scrum: Inspeção e adaptação na Daily Scrum

O Time Scrum de desenvolvimento usa a Daily para inspecionar o avanço da Sprint e buscar os incrementos necessários para que a equipe consiga atingir as metas definidas no Sprint Backlog, é nesta reunião que o time consegue se auto organizar de forma mais produtiva.

Conforme resumiu a Scrum.org a Daily Scrum melhora a comunicação, elimina a necessidade de outras reuniões, identifica e permite a correção imediata dos impedimentos para o desenvolvimento da sprint, destaca e promove a tomada rápida de decisão e melhora o nível de conhecimento da equipe.

A Daily Scrum é basicamente a chave para a inspeção e a adaptação como Cultura Ágil.

Tanto o Product Owner quanto o Scrum Master podem participar da Daily Scrum, mas como ouvintes.

Essa não é uma reunião de cobrança ou status report. Lembre-se de que não há um chefe em um Scrum Team.

Durante a Daily Scrum, todos os membros do time devem responder três perguntas:

• O que eu fiz desde a última Daily Scrum?

• O que vou fazer hoje?

• Quais são os impedimentos que estão me atrapalhando a realizar meu trabalho?

Com as respostas para essas perguntas, a equipe organiza meios de resolver os impedimentos, contando com a ajuda do Scrum Master, que tem como uma de suas funções remover os impedimentos que surgem durante o andamento do projeto e atrapalham o Time de Desenvolvimento.

Assim, a reunião facilita a compreensão de quais atividades cada pessoa está fazendo e em que essa pessoa precisa de ajuda, fortalecendo a unidade dos membros da equipe.

Vale ressaltar que a resolução dos problemas levantados durante a reunião não é feita durante a reunião, mas sim após ela com as pessoas envolvidas.

É bom reforçar que essa reunião acontece todos os dias em que a Sprint está sendo desenvolvida e seu grande objetivo é saber o quão perto da meta do Sprint o Time de Desenvolvimento está.

Ou seja, essa reunião estabelece um plano de ação curto de 24 horas, com as atividades que serão realizadas dentro do dia atual.

Lembre-se sempre! Daily Scrum não é uma reunião para resolver problemas.

Outro ponto a se destacar é que não é necessário esperar pela Daily Scrum para comunicar um impedimento, na verdade isso é recomendado, informar na hora que o identificar.

O objetivo de se comunicar um impedimento durante a reunião é dar visibilidade ao time sobre o que está atrapalhando o trabalho.

Dessa forma, a Daily Scrum é, em essência, uma reunião de planejamento. Por isso, é bom que seja realizada perto do Quadro de Tarefas, para que a atenção seja voltada a essas tarefas, atentando para as prioritárias.

Assim, todos trabalham como uma equipe, dividindo as tarefas e com um único objetivo: alcançar a meta da Sprint.

As 3 principais perguntas do Daily Scrum

Ter em mente as três principais perguntas para a realização da Daily Scrum garante, então, a organização e a agilidade que todos almejam ao implementar a metodologia do Scrum.

E aí, entendeu o que é a Daily Scrum e qual sua a importância para o Scrum?

A Daily Scrum é essencial para que as Sprints sejam conduzidas de forma efetiva e principalmente que tenham suas metas alcançadas.

Pense nisso e boa semana!

Por Vagner Molina e Thiago Gonçalves, Eng. Mecânico pela Universidade Federal de Juiz de Fora.

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