Saiba como delegar tarefas corretamente!

O receio de que as obrigações não sejam realizadas da maneira correta e os objetivos não sejam alcançados faz com que muitos gestores, empreendedores e executivos centralizem as atividades.

Isso acaba causando problemas a organização, pois na falta desse profissional a empresa não sabe como agir ou resolver determinadas situações.

Outro problema está diretamente relacionado com o nível de estresse daquele que centraliza as atividades, causando problemas de saúde física e psíquica em função da carga de responsabilidade assumida.

Nesse post vamos apresentar como delegar tarefas corretamente. Continue lendo e saiba mais sobre esse importante assunto!

Qual a importância de saber delegar tarefas?

Delegar e gerir tarefas é importante para a sustentabilidade da empresa, pois promove:

• preparação para o futuro,
• enfrentamento dos momentos difíceis,
• manutenção da operação,
• crescimento do negócio,
• estabilidade e metodologias para tomada de decisão e ações.

O líder não pode fazer tudo sozinho e precisa dividir com sua equipe os serviços a serem realizados, possibilitando que a empresa possa operar independente de sua presença.

A partir de regras e métodos bem definidos e o envolvimento da equipe na operação as decisões passam a ser tomadas com tranquilidade e baseadas nos princípios e objetivos corporativos.

Como delegar tarefas corretamente?

Como podemos observar, delegar é fundamental para o sucesso de qualquer operação e valorização de todos os envolvidos nos trabalhos diários, no entanto, essa ação precisa ser tomada considerando alguns pontos fundamentais, como:

Conheça sua equipe

Conhecer detalhadamente sua equipe é o primeiro passo a ser tomado para o êxito dos trabalhos. 

O currículo não é suficiente para identificar quem realiza ou não as tarefas com qualidade, produtividade e no tempo desejado.

Portanto, é muito importante saber colocar as pessoas certas para cada atividade, monitorando e avaliando se desenvolvem suas obrigações atendendo as necessidades do negócio.

Não há outra maneira para descobrir os pontos fortes e fracos da sua equipe que não seja delegando atividade, oportunizando o trabalho e avaliando os resultados.

Oficialize a delegação

A partir do momento em que você passa responsabilidades para os membros de sua equipe é importante que a informação seja oficializada e comunicada aos demais. 

O efeito dessa atitude gera compromisso por parte de quem a recebe.

Essa informação precisa ser conhecida por todos os envolvidos, gerando crédito para aquele que irá realizar as atividades e passa a ser o responsável em cumpri-las adequadamente.

Nesta etapa podem ser utilizados aplicativos envolvendo todas as pessoas ligadas às atividades ou quadros físicos usados para comunicações e avisos.

Determine bem as tarefas e os prazos

Para se ter sucesso no processo de delegar tarefas corretamente é importante que a pessoa que está recebendo a incumbência por alguma atividade saiba exatamente o que deve ser feito, os prazos para a realização e o que se espera como resultados.

É preciso ensinar, explicar e informar detalhadamente os objetivos e as expectativas da empresa.

Não há como alguém desenvolver uma atividade com qualidade sem saber o que precisa ser feito, por isso, todo material de apoio é importante para facilitar a vida daquele que assumirá a responsabilidade pela execução do trabalho.

Com relação ao prazo é importante negociar e estabelecer datas, para que as expectativas fiquem claras e sirvam como parâmetro para a avaliação de desempenho, levando sempre em conta a determinação de um período plausível para a conclusão dos trabalhos.

Fique disponível para dúvidas e auxilie os colaboradores

Outro ponto importante é estar à disposição das pessoas que recebem a incumbência na realização dos trabalhos, para eventuais dúvidas, esclarecimentos e apoio, especialmente nas primeiras vezes em que as atividades serão desenvolvidas.

Para que os compromissos sejam realizados dentro das expectativas do líder é preciso que o acompanhamento nos primeiros tempos sejam efetivos.

Mostrar como e porque as funções devem ser realizadas de determinada maneira ajuda e facilita o entendimento e o alcance dos objetivos traçados.

Portanto, esteja à disposição até que os profissionais estejam prontos para assumirem os serviços de forma contínua e independente.

O desenvolvimento de materiais escritos apresentando o que, como e quando fazer, refletirá positivamente no alcance das metas.

O resultado na delegação de atividades é que todos ganham com essa possibilidade, onde o líder passa a dispor de mais tempo para empreender, criar e inovar e as oportunidades são apresentadas aos colaboradores para demonstrarem suas capacidades.

Pense nisso e boa semana!

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